كيف تضيف ترقيم Bates إلى ملف PDF

يمنح ترقيم Bates كل صفحة في مجموعة من المستندات معرّفًا خاصًا بها: ACME000001، ACME000002، وهكذا. تستخدمه مكاتب المحاماة لتمييز الصفحات في تبادل المستندات بين أطراف الدعوى وفي الملفات المقدَّمة إلى المحاكم، فيستطيع أي شخص أن يستشهد بالصفحة ACME000417 ويجد الجميع الصفحة نفسها. ويستخدمه المدققون والمحاسبون والمحققون للسبب ذاته — مرجع للصفحة لا يعتمد على أسماء الملفات ولا على ترقيم كل مستند لصفحاته.

كيف يتكوّن رقم Bates

يتألف رقم Bates من ثلاثة أجزاء على الأكثر. البادئة تحدّد الطرف أو القضية، مثل ACME أو SMITH-. والرقم يُكمَّل بأصفار في بدايته حتى طول ثابت لتُرتَّب الصفحات ترتيبًا صحيحًا؛ والخيار الأشيع ستة أرقام (000001). واللاحقة الاختيارية تشير إلى صفة في المجموعة، مثل -سري للمواد السرية. تُطبع البادئة واللاحقة بالأحرف الكبيرة، بحد أقصى 20 حرفًا لكل منهما، وتعرض الأداة معاينة حية أثناء الكتابة.

الترقيم عبر عدة ملفات

أضِف حتى عشرة ملفات PDF دفعة واحدة. يستمر الترقيم متصلًا بترتيب الملفات في القائمة: إن انتهى المستند الأول عند ACME000120، يبدأ التالي عند ACME000121. رتّب الملفات ترتيبًا صحيحًا قبل تشغيل الأداة. وتحصل على ملف PDF مرقّم مقابل كل ملف، مجمّعة في ملف ZIP حين تكون أكثر من ملف.

ولمتابعة مجموعة بدأت ترقيمها سابقًا، اضبط «البدء عند» على الرقم التالي — 1201 إن انتهت الدفعة السابقة عند 1200.

الموضع والحجم

«أسفل اليمين» هو العُرف والإعداد الافتراضي، لأنه نادرًا ما يتعارض مع محتوى الصفحة. وإن كان في المستند تذييل في ذلك الموضع، فاختر أحد المواضع الخمسة الأخرى: أعلى الصفحة أو أسفلها، يسارًا أو وسطًا أو يمينًا. ويمكن أن يكون حجم النص «صغير» (8 pt) أو «متوسط» (10 pt) أو «كبير» (12 pt). يُضاف الرقم كنص حقيقي، فلا يتغيّر أي شيء آخر في الصفحة، وتصبح الأرقام نفسها قابلة للبحث.

رقّم النسخة النهائية

أرقام Bates مراجع يُفترض أن تبقى ثابتة. لا ترقّم أي مستند إلا بعد أن يصبح نهائيًا — بعد التنقيح، وبعد استبعاد الصفحات المشمولة بالسرية المهنية — واحتفظ بالأصول غير المرقّمة. وإن كنت ستنقّح أيضًا، فنقّح أولًا ثم رقّم، كي لا يغطي مربع أسود رقم Bates أبدًا.

تتم المعالجة على خوادمنا. تُحذف الملفات بعد ساعتين من رفعها، أو فورًا حين تختار «احذف ملفاتي من الخادم الآن».