Die Bates-Nummerierung gibt jeder Seite eines Dokumentenbestands ihre eigene Kennung: ACME000001, ACME000002 und so weiter. Kanzleien kennzeichnen damit Seiten im Discovery-Verfahren und in Gerichtsakten, sodass jeder „ACME000417“ zitieren kann und alle dieselbe Seite finden. Wirtschaftsprüfer, Buchhalter und Ermittler nutzen sie aus demselben Grund — als Seitenverweis, der weder von Dateinamen noch von den Seitenzahlen der einzelnen Dokumente abhängt.
So ist eine Bates-Nummer aufgebaut
Eine Bates-Nummer hat bis zu drei Teile. Das Präfix kennzeichnet die Partei oder die Sache, etwa ACME oder SCHMIDT-. Die Nummer wird mit führenden Nullen auf eine feste Breite gebracht, damit die Seiten richtig sortiert werden; sechs Stellen (000001) sind am gebräuchlichsten. Ein optionales Suffix kennzeichnet etwas am Bestand, etwa -VERTR für vertrauliches Material. Präfix und Suffix werden in Großbuchstaben gedruckt, je bis zu 20 Zeichen, und das Tool zeigt beim Tippen eine Live-Vorschau.
Nummerierung über mehrere Dateien
Füge bis zu zehn PDFs auf einmal hinzu. Die Nummerierung läuft durchgehend in der Reihenfolge, in der die Dateien aufgelistet sind: Endet das erste Dokument bei ACME000120, beginnt das nächste bei ACME000121. Bring die Dateien also vorher in die richtige Reihenfolge. Du bekommst für jede Datei ein nummeriertes PDF zurück, bei mehreren gebündelt als ZIP.
Um eine früher begonnene Nummerierung fortzusetzen, setz „Beginnen bei“ auf die nächste Nummer — 1201, wenn der letzte Stapel bei 1200 endete.
Position und Größe
„Unten rechts“ ist die Konvention und die Voreinstellung, weil die Nummer dort selten mit dem Seiteninhalt kollidiert. Hat ein Dokument dort schon eine Fußzeile, wähl eine der fünf anderen Positionen: oben oder unten, jeweils links, mittig oder rechts. Die Textgröße kann „Klein“ (8 pt), „Mittel“ (10 pt) oder „Groß“ (12 pt) sein. Die Nummer wird als echter Text hinzugefügt — sonst ändert sich nichts auf der Seite, und die Nummern selbst sind durchsuchbar.
Erst die endgültige Fassung nummerieren
Bates-Nummern sind als dauerhafte Verweise gedacht. Nummeriere jedes Dokument erst, wenn es endgültig ist — nach den Schwärzungen und nachdem vertrauliche (privilegierte) Seiten entfernt wurden — und bewahre die unnummerierten Originale auf. Schwärzt du auch, dann zuerst schwärzen und danach nummerieren, damit nie ein schwarzer Balken eine Bates-Nummer verdeckt.
Die Verarbeitung läuft auf unseren Servern. Dateien werden zwei Stunden nach dem Upload gelöscht — oder sofort, wenn du „Meine Dateien jetzt vom Server löschen“ wählst.
Schritt für Schritt
- PDFs hinzufügen — Öffne Bates-Nummerierung und füge die Dokumente in der Reihenfolge hinzu, in der sie nummeriert werden sollen.
- Format festlegen — Gib ein Präfix, die Startnummer, die Anzahl der Stellen und optional ein Suffix ein und prüf die Vorschau.
- Position und Größe wählen — „Unten rechts“ in der Größe „Mittel“ ist die übliche Wahl.
- Herunterladen — Lade das nummerierte PDF herunter oder ein ZIP mit einem nummerierten PDF pro Datei.