Viele Dokumente entstehen ohne Briefkopf: exportiert aus der Buchhaltungssoftware, erzeugt von einer Web-App oder geschrieben in einer schlichten Vorlage. Statt sie neu aufzubauen, kannst du deinen Briefkopf hinter das fertige PDF legen — genau so, als wäre es auf vorgedrucktes Firmenpapier gedruckt worden.
Was du brauchst
Zwei PDFs: das Dokument und den Briefkopf selbst. Das Briefkopf-PDF enthält nur das Briefpapier — Logo, Adressblock, Fußzeile, Hintergrundgestaltung —, der Textbereich der Seite bleibt leer. Word und die meisten Gestaltungsprogramme können so etwas erzeugen: Öffne deine Briefkopfvorlage, lösch den Fließtext und speichere oder exportiere sie als PDF. Bilddateien werden nicht direkt angenommen; wandle einen Briefkopf als PNG oder JPG also zuerst in ein PDF um.
Verwende dasselbe Seitenformat wie im Dokument, meist A4 oder US Letter. Ein Briefkopf in einem anderen Format wird unter Beibehaltung der Proportionen auf die Seite skaliert, wodurch ein Rand um ihn herum entstehen kann.
Die Reihenfolge zählt
Im Tool Briefkopf ist Datei 01 immer das Dokument und Datei 02 der Briefkopf. Sind die beiden andersherum gelandet, tausch sie in der Liste, bevor du startest.
Dahinter oder darüber
„Hinter dem Inhalt“ ist der klassische Briefkopf: Das Briefpapier liegt darunter, dein Text wird darüber gedruckt. Das passt für Logos, Adressblöcke und dezente Hintergrundgestaltungen. „Über dem Inhalt“ legt die zweite Datei stattdessen über die Seite — praktisch für Stempel, Vermerke wie KOPIE oder ENTWURF oder alles, was sichtbar bleiben muss.
Haben die Seiten des Dokuments einen deckend weißen Hintergrund, wie bei Scans und manchen Exporten, wird ein Briefkopf dahinter verdeckt. Nimm in diesem Fall „Über dem Inhalt“, mit einem Briefkopf mit transparentem Hintergrund.
Eine andere erste Seite
Geschäftsbriefe tragen oft auf Seite 1 den vollen Briefkopf und auf den Folgeseiten eine schlankere Variante — ein kleines Logo oder nur eine Fußzeile. Erstelle ein zweiseitiges Briefkopf-PDF mit dem vollen Design auf Seite 1 und der Folgeseiten-Variante auf Seite 2, und setz dann ein Häkchen bei „Andere erste Seite“. Seite 1 des Briefkopfs kommt auf die erste Seite des Dokuments, Seite 2 auf jede weitere. Ohne diese Option wird die erste Seite des Briefkopfs auf allen Seiten verwendet.
Das Tool läuft auf unseren Servern. Beide Dateien werden zwei Stunden nach dem Upload gelöscht — oder sofort, wenn du „Meine Dateien jetzt vom Server löschen“ wählst.
Schritt für Schritt
- Briefkopf-PDF vorbereiten — Exportiere deinen Briefkopf mit leerem Textbereich im selben Seitenformat wie dein Dokument.
- Beide Dateien hinzufügen — Öffne Briefkopf und füge zuerst das Dokument hinzu, danach den Briefkopf.
- Ebene wählen — Lass „Hinter dem Inhalt“ für Briefpapier stehen oder wähl „Über dem Inhalt“ für Stempel. Setz ein Häkchen bei „Andere erste Seite“ für einen zweiseitigen Briefkopf.
- Herunterladen — Lade das fertige PDF herunter.