شماره‌گذاری Bates به هر صفحه از مجموعه‌ای از اسناد شناسهٔ خودش را می‌دهد: ACME000001، ACME000002 و همین‌طور تا آخر. دفترهای حقوقی از آن برای نشانه‌گذاری صفحه‌ها در تبادل مدارک دعوا و لوایح دادگاه استفاده می‌کنند تا اگر کسی به صفحهٔ ACME000417 استناد کرد، همه به همان یک صفحه برسند. حسابرسان، حسابداران و بازرسان هم به همین دلیل از آن استفاده می‌کنند — ارجاعی به صفحه که به نام فایل‌ها یا شماره‌صفحه‌های خود هر سند وابسته نیست.
شمارهٔ Bates چطور ساخته می‌شود
شمارهٔ Bates حداکثر سه بخش دارد. پیشوند طرف دعوا یا پرونده را مشخص می‌کند، مثل ACME یا SMITH-. شماره با صفرهای ابتدایی تا طولی ثابت پر می‌شود تا صفحه‌ها درست مرتب شوند؛ رایج‌ترین انتخاب شش رقم است (000001). پسوند اختیاری چیزی دربارهٔ مجموعه را نشان می‌دهد، مثل -محرمانه برای مدارک محرمانه. پیشوند و پسوند با حروف بزرگ چاپ می‌شوند، هرکدام حداکثر ۲۰ نویسه، و ابزار همان‌طور که تایپ می‌کنید پیش‌نمایش زنده نشان می‌دهد.
شماره‌گذاری در چند فایل
تا ده PDF را یک‌جا اضافه کنید. شماره‌گذاری به ترتیب فهرست فایل‌ها پیوسته پیش می‌رود: اگر سند اول در ACME000120 تمام شود، بعدی از ACME000121 شروع می‌شود. پیش از اجرای ابزار، فایل‌ها را به ترتیب درست بچینید. برای هر فایل یک PDF شماره‌خورده پس می‌گیرید، و اگر چند فایل باشد، همه در یک ZIP.
برای ادامهٔ مجموعه‌ای که قبلاً شروع کرده‌اید، «شروع از» را روی شمارهٔ بعدی بگذارید — اگر دستهٔ قبلی به 1200 ختم شده، 1201.
جای قرارگیری و اندازه
«پایین راست» هم عرف است و هم پیش‌فرض، چون به‌ندرت با محتوای صفحه تداخل پیدا می‌کند. اگر سند همان‌جا پاصفحه دارد، یکی از پنج موقعیت دیگر را انتخاب کنید: بالا یا پایین، چپ، وسط یا راست. اندازهٔ متن می‌تواند «کوچک» (۸ pt)، «متوسط» (۱۰ pt) یا «بزرگ» (۱۲ pt) باشد. شماره به‌صورت متن واقعی اضافه می‌شود، پس چیز دیگری در صفحه تغییر نمی‌کند و خود شماره‌ها هم قابل جست‌وجو هستند.
نسخهٔ نهایی را شماره بزنید
شماره‌های Bates قرار است ارجاع‌هایی همیشگی باشند. هر سند را فقط وقتی شماره بزنید که نهایی شده باشد — بعد از پاک‌سازی اطلاعات حساس و بعد از کنار گذاشتن صفحه‌های مشمول رازداری وکیل و موکل — و نسخه‌های اصلی بی‌شماره را نگه دارید. اگر پاک‌سازی هم می‌کنید، اول پاک‌سازی کنید و بعد شماره بزنید، تا هیچ کادر سیاهی روی برچسب Bates نیفتد.
پردازش روی سرورهای ما انجام می‌شود. فایل‌ها دو ساعت پس از بارگذاری حذف می‌شوند، یا همان لحظه که «همین حالا فایل‌هایم را از سرور حذف کن» را بزنید.
گام‌به‌گام
- PDFهایتان را اضافه کنید — ابزار شماره‌گذاری Bates را باز کنید و سندها را به همان ترتیبی که باید شماره بخورند اضافه کنید.
- قالب را تعیین کنید — پیشوند، شمارهٔ شروع، تعداد ارقام و در صورت نیاز پسوند را وارد کنید و پیش‌نمایش را بررسی کنید.
- موقعیت و اندازه را انتخاب کنید — «پایین راست» با اندازهٔ «متوسط» انتخاب معمول است.
- دانلود کنید — PDF شماره‌خورده را دانلود کنید، یا یک ZIP که برای هر فایل یک PDF شماره‌خورده دارد.