سقف‌هایی که برحسب کیلوبایت‌اند — ۲۰۰، ۳۰۰ یا ۵۰۰ کیلوبایت — در سامانه‌های دولتی، ثبت‌نام آزمون‌ها و بورسیه‌ها و سیستم‌های قدیمی منابع انسانی پیدا می‌شوند. سندی که از Word خروجی گرفته شده راحت جا می‌شود. اسکن با گوشی معمولاً نه: یک عکس رنگی از یک صفحه به‌تنهایی ممکن است ۲ تا ۴ مگابایت باشد. کوچک‌کردنش شدنی است، ولی تنظیمات درست و گاهی کمی هرس لازم دارد.
سقف کیلوبایتی را به مگابایت تبدیل کنید
فیلد «اندازهٔ هدف» در ابزار فشرده‌سازی PDF عدد را برحسب مگابایت می‌گیرد و هر ۱ مگابایت را ۱٬۰۲۴ کیلوبایت حساب می‌کند. سقفتان را بر ۱٬۰۲۴ تقسیم کنید و کمی رو به پایین گرد کنید: ۵۰۰ کیلوبایت ← 0.47، ۳۰۰ کیلوبایت ← 0.28، ۲۰۰ کیلوبایت ← 0.19، ۱۰۰ کیلوبایت ← 0.09. گرد کردن رو به پایین درگاه‌هایی را هم پوشش می‌دهد که هر کیلوبایت را ۱٬۰۰۰ بایت حساب می‌کنند. کوچک‌ترین هدف پذیرفتنی 0.05 است، یعنی حدود ۵۰ کیلوبایت.
اسکن‌ها را خاکستری کنید
برای کاغذهای اسکن‌شده یا عکس‌گرفته‌شده، «همچنین به سیاه‌وسفید (خاکستری) تبدیل شود» را تیک بزنید. رنگ بزرگ‌ترین بخش یک اسکن است و صفحه‌ای با متن سیاه روی کاغذ سفید بدون آن چیزی از خوانایی‌اش از دست نمی‌دهد. در هدف‌های کوچک، همین یک تیک اغلب تعیین می‌کند که فایل اصلاً جا می‌شود یا نه.
چه چیزی شدنی است
فشرده‌ساز تنظیمات قوی‌تر و قوی‌تر را امتحان می‌کند، تا تصویرهای ۳۶ dpi، و به محض اینکه فایل جا شد می‌ایستد. زیر ۲۰۰ کیلوبایت، چند صفحهٔ اسکن‌شدهٔ خاکستری جا می‌شوند و خوانا می‌مانند؛ ده صفحهٔ اسکن‌شده یا بیشتر معمولاً بدون اینکه خواندنشان سخت شود جا نمی‌شوند. PDFهای متنی — خروجی Word، Google Docs یا یک وب‌سایت — خیلی بیشتر جا می‌گیرند، چون متنشان به‌صورت متن ذخیره شده نه به‌صورت عکسی از متن، و فشرده‌سازی هیچ‌وقت آن را به تصویر تبدیل نمی‌کند.
وقتی رسیدن به هدف ممکن نباشد، باز هم به‌جای پیغام خطا کوچک‌ترین نسخه‌ای را که ابزار توانسته بسازد می‌گیرید، پس پیش از بارگذاری حجم را بررسی کنید و تصمیم بگیرید چه چیزی را کنار بگذارید.
پیش از فشردن، هرس کنید
هر صفحه‌ای که برمی‌دارید جا برای صفحه‌های مهم باز می‌کند. پشت‌های سفید اسکن‌های دورو و هر چیزی را که فرم نخواسته با ابزار حذف صفحه‌ها بردارید، بعد فشرده کنید. اگر از اول اسکن می‌کنید، با ۱۵۰ dpi و خاکستری اسکن کنید: ساختن فایل کوچک از یک اسکن معمولی خیلی راحت‌تر از یک اسکن رنگی ۶۰۰ dpi است.
اگر درگاه چند فایل می‌پذیرد، سند طولانی را تقسیم کنید و هر بخش را تا سقف فشرده کنید. چند فایل خوانا بهتر از یک فایل است که هیچ‌کس نتواند بخواندش.
پیش از ارسال بررسی کنید
نتیجه را باز کنید و روی ریزترین نوشته‌ها — مُهرها، امضاها، شماره‌های شناسایی — تا ۱۰۰٪ بزرگ‌نمایی کنید. درگاه به‌ندرت اسکنی را که کمی مات است رد می‌کند، اما کارشناسی که بررسی‌اش می‌کند چیزی را که نتواند بخواند رد می‌کند.
گام‌به‌گام
- صفحه‌های اضافی را بردارید — اگر خواستید، اول صفحه‌های سفید یا اضافی را با ابزار حذف صفحه‌ها بردارید.
- «اندازهٔ هدف» را انتخاب کنید — در ابزار فشرده‌سازی PDF به «اندازهٔ هدف» بروید و سقف را برحسب مگابایت و رو به پایین گردشده وارد کنید: 0.19 برای ۲۰۰ کیلوبایت، 0.47 برای ۵۰۰ کیلوبایت.
- «همچنین به سیاه‌وسفید (خاکستری) تبدیل شود» را تیک بزنید — برای اسکن‌ها و صفحه‌هایی که از آن‌ها عکس گرفته‌اید توصیه می‌شود.
- نتیجه را بررسی کنید — مطمئن شوید حجم زیر سقف است و ریزترین متن هنوز خواناست، بعد دانلود کنید.