La numérotation Bates donne à chaque page d'un ensemble de documents son propre identifiant : ACME000001, ACME000002, et ainsi de suite. Les cabinets d'avocats s'en servent pour identifier les pages lors de la communication de pièces et des dépôts au tribunal : n'importe qui peut citer « ACME000417 » et tout le monde trouve la même page. Auditeurs, comptables et enquêteurs l'utilisent pour la même raison — une référence de page qui ne dépend ni des noms de fichiers ni de la pagination propre à chaque document.
Comment se compose un numéro Bates
Un numéro Bates comporte jusqu'à trois parties. Le préfixe identifie la partie ou le dossier, par exemple ACME ou DUPONT-. Le numéro est complété par des zéros jusqu'à une largeur fixe pour que les pages se trient correctement ; six chiffres (000001) est le choix le plus courant. Un suffixe facultatif signale une particularité de l'ensemble, comme -CONF pour des pièces confidentielles. Le préfixe et le suffixe sont imprimés en majuscules, jusqu'à 20 caractères chacun, et l'outil affiche un aperçu en direct pendant la saisie.
Numéroter plusieurs fichiers
Ajoutez jusqu'à dix PDF à la fois. La numérotation se poursuit sans interruption dans l'ordre de la liste : si le premier document se termine à ACME000120, le suivant commence à ACME000121. Mettez les fichiers dans le bon ordre avant de lancer l'outil. Vous récupérez un PDF numéroté par fichier, regroupés dans un ZIP s'il y en a plusieurs.
Pour poursuivre une numérotation commencée plus tôt, réglez « Commencer à » sur le numéro suivant — 1201 si le dernier lot s'arrêtait à 1200.
Position et taille
« En bas à droite » est la convention et le réglage par défaut, car le numéro y entre rarement en conflit avec le contenu de la page. Si un document a déjà un pied de page à cet endroit, choisissez l'une des cinq autres positions : en haut ou en bas, à gauche, au centre ou à droite. La taille du texte peut être « Petit » (8 pt), « Moyen » (10 pt) ou « Grand » (12 pt). Le numéro est ajouté sous forme de vrai texte : rien d'autre ne change sur la page, et les numéros eux-mêmes sont consultables par recherche.
Numérotez la version définitive
Les numéros Bates sont censés être des références permanentes. Ne numérotez chaque document qu'une fois définitif — après les caviardages et après le retrait des pages couvertes par le secret professionnel — et conservez les originaux non numérotés. Si vous caviardez aussi, caviardez d'abord et numérotez ensuite, pour qu'un rectangle noir ne masque jamais un numéro Bates.
Le traitement s'exécute sur nos serveurs. Les fichiers sont supprimés deux heures après l'envoi, ou immédiatement si vous choisissez « Supprimer mes fichiers du serveur maintenant ».
Étape par étape
- Ajoutez vos PDF — Ouvrez Numérotation Bates et ajoutez les documents dans l'ordre où ils doivent être numérotés.
- Définissez le format — Saisissez un préfixe, le numéro de départ, le nombre de chiffres et un suffixe facultatif, puis vérifiez l'aperçu.
- Choisissez la position et la taille — « En bas à droite » en taille « Moyen » est le choix habituel.
- Téléchargez — Téléchargez le PDF numéroté, ou un ZIP contenant un PDF numéroté par fichier.