Les limites en kilooctets — 200 Ko, 300 Ko, 500 Ko — se rencontrent sur les portails administratifs, les dossiers d'examen et de bourse, et les vieux logiciels RH. Un document exporté depuis Word passe sans peine. Un scan fait au téléphone, en général non : une seule photo couleur d'une page peut à elle seule peser 2 à 4 Mo. Le rendre assez léger est possible, mais il faut les bons réglages et parfois un peu de tri.
Convertissez la limite en Ko en Mo
Le champ « Taille cible » de Compresser un PDF attend des mégaoctets et compte 1 Mo comme 1 024 Ko. Divisez votre limite par 1 024 et arrondissez un peu vers le bas : 500 Ko → 0,47, 300 Ko → 0,28, 200 Ko → 0,19, 100 Ko → 0,09. Arrondir vers le bas couvre aussi les portails qui comptent un kilooctet comme 1 000 octets. La plus petite cible acceptée est 0,05, soit environ 50 Ko.
Passez les scans en niveaux de gris
Pour du papier scanné ou photographié, cochez « Convertir aussi en niveaux de gris ». La couleur représente la plus grande partie d'un scan, et une page de texte noir sur papier blanc ne perd rien de lisible sans elle. Sur les petites cibles, cette seule case décide souvent si le fichier peut passer ou non.
Ce qui est réaliste
Le compresseur essaie des réglages de plus en plus forts, jusqu'à des images à 36 dpi, et s'arrête dès que le fichier tient. Sous 200 Ko, quelques pages scannées en niveaux de gris passent et restent lisibles ; dix pages scannées ou plus n'y arrivent généralement pas sans devenir difficiles à lire. Les PDF à base de texte — exportés depuis Word, Google Docs ou un site web — en contiennent bien davantage, car leur texte est stocké sous forme de texte et non d'image, et la compression ne le rastérise jamais.
Quand la cible est hors d'atteinte, vous obtenez quand même la plus petite version que l'outil a pu produire plutôt qu'une erreur : vérifiez donc la taille avant l'envoi et décidez de ce que vous allez retirer.
Triez avant de compresser
Chaque page retirée libère de la place pour celles qui comptent. Supprimez avec Supprimer des pages les versos blancs des scans recto verso et tout ce que le formulaire ne demande pas, puis compressez. Si vous scannez de zéro, scannez à 150 dpi en niveaux de gris : il est bien plus facile d'obtenir un petit fichier à partir d'un scan modeste que d'un scan couleur à 600 dpi.
Si le portail accepte plusieurs envois, divisez un long document et compressez chaque partie jusqu'à la limite. Plusieurs fichiers lisibles valent mieux qu'un seul que personne ne peut lire.
Vérifiez avant d'envoyer
Ouvrez le résultat et zoomez à 100 % sur les plus petits caractères — tampons, signatures, numéros d'identité. Un portail refuse rarement un scan un peu flou, mais la personne qui l'examine refusera celui qu'elle ne peut pas lire.
Étape par étape
- Retirez les pages inutiles — Si besoin, supprimez d'abord les pages blanches ou en trop avec Supprimer des pages.
- Choisissez « Taille cible » — Dans Compresser un PDF, passez en « Taille cible » et saisissez votre limite en Mo, arrondie vers le bas : 0,19 pour 200 Ko, 0,47 pour 500 Ko.
- Cochez « Convertir aussi en niveaux de gris » — Recommandé pour les scans et les pages photographiées.
- Vérifiez le résultat — Assurez-vous que la taille est sous la limite et que le plus petit texte reste lisible, puis téléchargez.