Bates番号は、一連の文書のすべてのページに固有の識別子を付けるものです。ACME000001、ACME000002……というように続きます。法律事務所では証拠開示（ディスカバリー）や裁判所への提出書類でページを特定するのに使われ、「ACME000417」と言えば誰もが同じページにたどり着けます。監査人、会計士、調査担当者が使うのも同じ理由です。ファイル名や各文書のページ番号に左右されない、確かなページ参照になるからです。
Bates番号の構成
Bates番号は最大3つの部分からなります。接頭辞は当事者や案件を表すもので、ACMEやSMITH-などです。番号は正しく並ぶよう、固定の桁数までゼロで埋められます。最も一般的なのは6桁（000001）です。任意の接尾辞は、機密資料を示す-CONFのように、その書類一式の性質を示します。接頭辞と接尾辞は大文字で印字され、それぞれ20文字まで。入力に合わせてプレビューがその場で表示されます。
複数のファイルにまたがる採番
PDFは一度に10ファイルまで追加できます。番号は一覧に並んだ順に、ファイルをまたいで連続して振られます。最初の文書がACME000120で終われば、次の文書はACME000121から始まります。ツールを実行する前に、ファイルを正しい順序に並べておきましょう。ファイルごとに番号付きのPDFが1つずつ返され、複数ある場合はZIPにまとめられます。
以前に始めた提出書類の続きに番号を付けるには、「開始番号」を次の番号にします。前回の分が1200で終わったなら1201です。
位置とサイズ
「右下」が慣例であり、既定値でもあります。ページの内容とぶつかることがめったにないからです。文書のその位置にすでにフッターがある場合は、ほかの5つの位置（上または下の、左・中央・右）から選んでください。文字サイズは「小」（8 pt）、「中」（10 pt）、「大」（12 pt）から選べます。番号は本物のテキストとして追加されるので、ページのほかの部分は何も変わらず、番号自体も検索できます。
番号は最終版に付ける
Bates番号は恒久的な参照番号として使うものです。黒塗りを済ませ、秘匿特権のあるページを除いたあとなど、文書が確定してから一度だけ番号を付け、番号のない原本は保管しておきましょう。黒塗りも行う場合は、先に黒塗り、次に番号付けの順にすれば、黒塗りの枠がBates番号を隠してしまうことはありません。
処理は弊社のサーバー上で行われます。ファイルはアップロードから2時間後に削除され、「今すぐサーバーからファイルを削除」を選べばその場で削除されます。
手順
- PDFを追加する — Batesナンバリングを開き、番号を振りたい順に文書を追加します。
- 書式を設定する — 接頭辞、開始番号、桁数、必要なら接尾辞を入力し、プレビューを確認します。
- 位置とサイズを選ぶ — 「右下」に「中」が一般的です。
- ダウンロード — 番号付きのPDF、またはファイルごとの番号付きPDFをまとめたZIPをダウンロードします。