PDFを200KB・500KB以下に圧縮する方法

200 KB、300 KB、500 KBといったKB単位の上限は、行政のポータル、試験や奨学金の申請、古い人事システムなどでよく見かけます。Wordから書き出した文書なら余裕で収まりますが、スマートフォンでのスキャンはたいてい収まりません。ページをカラーで撮った写真1枚だけで2〜4 MBになることもあります。十分に小さくすることは可能ですが、適切な設定と、ときには少しページを削る工夫が必要です。

KBの上限をMBに換算する

PDFを圧縮ツールの「目標サイズ」欄はMB単位で、1 MBを1,024 KBとして数えます。上限を1,024で割り、少し切り下げてください。500 KB → 0.47、300 KB → 0.28、200 KB → 0.19、100 KB → 0.09です。切り下げておけば、1 KBを1,000バイトとして数えるポータルにも対応できます。指定できる最小の目標は0.05（約50 KB）です。

スキャンはグレースケールに

スキャンや撮影した紙の書類なら、「グレースケールにも変換する」にチェックを入れましょう。スキャンの容量の大部分は色が占めており、白い紙に黒い文字のページなら、色がなくても読みやすさは何も失われません。小さな目標では、このチェックボックス1つでファイルが収まるかどうかが決まることもよくあります。

現実的な目安

圧縮ツールは画像を36 dpiまで下げるところまで段階的に強い設定を試し、ファイルが収まった時点で止まります。200 KB未満の場合、グレースケールにした数ページのスキャンなら収まり、読める状態も保てます。スキャンが10ページ以上になると、読みにくくせずに収めるのはたいてい無理です。Word、Googleドキュメント、Webサイトから書き出したテキストベースのPDFなら、はるかに多くのページが収まります。テキストが文字の画像ではなく文字として保存されていて、圧縮でラスタライズされることもないからです。

目標に届かない場合も、エラーにはならず、ツールが作れた最小のバージョンが返されます。アップロードの前にサイズを確認し、何を削るか決めましょう。

圧縮する前にページを削る

ページを1枚減らすごとに、大事なページに使える容量が増えます。両面スキャンの白紙の裏面や、フォームで求められていないものをページを削除ツールで取り除いてから圧縮しましょう。これからスキャンするなら、150 dpiのグレースケールでスキャンしてください。600 dpiのカラースキャンより、控えめな設定のスキャンからのほうがずっと簡単に小さなファイルを作れます。

ポータルが複数のアップロードを受け付けるなら、長い文書を分割し、各部分を上限まで圧縮しましょう。誰も読めない1つのファイルより、読める複数のファイルのほうが確実です。

提出前に確認する

結果を開き、印影、署名、ID番号など、いちばん小さな文字を100%に拡大して確認しましょう。少しぼやけたスキャンをポータルが拒否することはめったにありませんが、審査する人は読めない書類を受け付けてくれません。