PDFをWordに変換すること自体は簡単です。難しいのは、そのあとレイアウトが崩れて読めない状態にならないようにすることです。レイアウトが保たれるかどうかは、元がどんな種類のPDFかにほぼすべてかかっています。この違いを知っておけば、余計なストレスを避けられます。
テキストのPDFはうまく変換でき、スキャンはそうはいかない
Word、Googleドキュメント、その他の本物のアプリケーションから書き出されたPDFには、テキストやフォント、構造がそのまま含まれています。段落や表、見出しは編集可能なWordの要素にきれいに変換できます。弊社の変換ツールはまさにこのケースを想定して作られており、すべてをテキストボックスに詰め込むのではなく、レイアウトを再構築します。
スキャンしたPDFはページを撮影した写真にすぎず、変換すべきテキストが存在しません。先にOCRにかけてテキスト層を追加してから変換してください。それでも一部のレイアウトは手作業での修正が必要になることを見込んでおきましょう。弊社のツールを含め、どの変換ツールも、傾いたコピー用紙をピクセル単位で完璧なWordファイルに変えることはできません。
変換後に確認すべき点
特に崩れやすい箇所を確認しましょう。段組みのセクション、セル結合のある表、ヘッダーとフッター、特殊なフォント（元のフォントが利用できない場合は代替フォントが使われます）です。文書の9割は手直し不要ですが、2分ざっと確認するだけで、ファイルを送った後に表が崩れているのを見つけるような事態を防げます。
手順
- PDFの種類を確認する — テキストが選択できるなら、そのまま変換します。スキャンの場合は先にOCRツールにかけます。
- 変換する — PDFをWordに変換ツールを開き、ファイルを追加して、DOCXをダウンロードします。
- レイアウトをざっと確認する — 表、段組み、ヘッダーなど、変換で崩れやすい箇所を確認します。