Veel documenten worden zonder briefpapier gemaakt: geëxporteerd uit boekhoudsoftware, gegenereerd door een webapplicatie of geschreven in een kaal sjabloon. In plaats van ze opnieuw op te maken, kun je je briefpapier achter de kant-en-klare PDF leggen, precies alsof hij op voorgedrukt bedrijfspapier was afgedrukt.
Wat je nodig hebt
Twee PDF's: het document, en het briefpapier zelf. De briefpapier-PDF bevat alleen de huisstijl — logo, adresblok, voettekst, achtergrondontwerp — met het tekstvlak van de pagina leeg. Word en de meeste ontwerpprogramma's kunnen er een maken: open je briefpapiersjabloon, verwijder de lopende tekst en sla op of exporteer als PDF. Afbeeldingsbestanden worden niet rechtstreeks geaccepteerd, dus zet briefpapier in PNG of JPG eerst om naar PDF, bijvoorbeeld met JPG naar PDF.
Gebruik hetzelfde paginaformaat als het document, meestal A4 of US Letter. Briefpapier met een ander formaat wordt passend geschaald met behoud van verhoudingen, waardoor er een marge omheen kan ontstaan.
De volgorde telt
In de tool Briefpapier is bestand 01 altijd het document en bestand 02 het briefpapier. Staan ze andersom, wissel ze dan om in de lijst voordat je de tool start.
Erachter of erbovenop
‘Achter de inhoud’ is het klassieke briefpapier: de huisstijl ligt eronder en je tekst wordt eroverheen gedrukt. Gebruik dit voor logo's, adresblokken en lichte achtergrondontwerpen. ‘Boven op de inhoud’ legt het tweede bestand juist over de pagina heen — handig voor stempels, KOPIE- of CONCEPT-markeringen, of alles wat zichtbaar moet blijven.
Hebben de pagina's van het document een egaal witte achtergrond, zoals bij scans en sommige exports, dan verdwijnt briefpapier erachter uit zicht. Gebruik in dat geval ‘Boven op de inhoud’, met briefpapier waarvan de achtergrond transparant is.
Een andere eerste pagina
Zakelijke brieven hebben vaak het volledige briefhoofd op pagina één en een lichter vervolgontwerp — een klein logo of alleen een voettekst — op de pagina's daarna. Maak een briefpapier-PDF van twee pagina's met het volledige ontwerp op pagina 1 en het vervolgpapier op pagina 2, en vink ‘Andere eerste pagina’ aan. Pagina 1 van het briefpapier komt op de eerste pagina van het document en pagina 2 op elke pagina daarna. Zonder die optie wordt de eerste pagina van het briefpapier op elke pagina gebruikt.
De tool draait op onze servers. Beide bestanden worden twee uur na het uploaden verwijderd, of meteen als je kiest voor ‘Mijn bestanden nu van de server verwijderen’.
Stap voor stap
- Maak de briefpapier-PDF klaar — Exporteer je briefpapier met een leeg tekstvlak, op hetzelfde paginaformaat als je document.
- Voeg beide bestanden toe — Open Briefpapier en voeg eerst het document toe, daarna het briefpapier.
- Kies de laag — Laat ‘Achter de inhoud’ staan voor briefpapier, of kies ‘Boven op de inhoud’ voor stempels. Vink ‘Andere eerste pagina’ aan bij briefpapier van twee pagina's.
- Download — Download de kant-en-klare PDF.