Limieten in kilobytes — 200 KB, 300 KB, 500 KB — kom je tegen op overheidsportalen, bij aanmeldingen voor examens en beurzen, en in oudere hr-systemen. Een document dat uit Word is geëxporteerd, past makkelijk. Een scan met je telefoon meestal niet: één kleurenfoto van een pagina kan in z'n eentje al 2–4 MB zijn. Klein genoeg krijgen kan, maar het vraagt de juiste instellingen en soms wat snoeiwerk.
Reken de KB-limiet om naar MB
Het veld ‘Doelgrootte’ in PDF comprimeren werkt in megabytes en rekent 1 MB als 1.024 KB. Deel je limiet door 1.024 en rond iets naar beneden af: 500 KB → 0,47, 300 KB → 0,28, 200 KB → 0,19, 100 KB → 0,09. Door naar beneden af te ronden zit je ook goed bij portalen die een kilobyte als 1.000 bytes tellen. Het kleinste doel dat je kunt invoeren is 0,05, ongeveer 50 KB.
Zet scans om naar grijstinten
Vink bij gescand of gefotografeerd papier ‘Ook omzetten naar grijstinten’ aan. Kleur is het grootste deel van een scan, en een pagina met zwarte tekst op wit papier verliest zonder kleur niets aan leesbaarheid. Bij kleine doelen bepaalt dit ene vinkje vaak of het bestand überhaupt past.
Wat haalbaar is
De compressor probeert steeds sterkere instellingen, tot afbeeldingen op 36 dpi, en stopt zodra het bestand past. Onder 200 KB passen een paar gescande pagina's in grijstinten, en die blijven leesbaar; tien of meer gescande pagina's lukken meestal niet zonder dat ze moeilijk leesbaar worden. PDF's met echte tekst — geëxporteerd uit Word, Google Documenten of een website — kunnen veel meer bevatten, omdat hun tekst als tekst is opgeslagen en niet als plaatje ervan, en compressie rastert die nooit.
Is het doel niet haalbaar, dan krijg je toch de kleinste versie die de tool kon maken in plaats van een foutmelding. Controleer dus de grootte voordat je uploadt en bepaal wat eruit kan.
Eerst snoeien, dan knijpen
Elke pagina die je verwijdert, maakt ruimte vrij voor de pagina's die ertoe doen. Haal lege achterkanten van dubbelzijdige scans en alles waar het formulier niet om vroeg weg met Pagina's verwijderen, en comprimeer daarna. Scan je opnieuw, scan dan op 150 dpi in grijstinten: van een bescheiden scan maak je veel makkelijker een klein bestand dan van een kleurenscan op 600 dpi.
Accepteert het portaal meerdere uploads, splits dan een lang document en comprimeer elk deel tot de limiet. Een paar leesbare bestanden zijn beter dan één dat niemand kan lezen.
Controleer voordat je indient
Open het resultaat en zoom in tot 100% op de kleinste tekst — stempels, handtekeningen, identificatienummers. Een portaal weigert zelden een wat zachte scan, maar degene die hem beoordeelt, weigert er wel een die hij niet kan lezen.
Stap voor stap
- Verwijder overbodige pagina's — Haal desgewenst eerst lege of extra pagina's weg met Pagina's verwijderen.
- Kies Doelgrootte — Schakel in PDF comprimeren over op ‘Doelgrootte’ en voer je limiet in MB in, naar beneden afgerond: 0,19 voor 200 KB, 0,47 voor 500 KB.
- Vink ‘Ook omzetten naar grijstinten’ aan — Aanbevolen voor scans en gefotografeerde pagina's.
- Controleer het resultaat — Controleer of de grootte onder de limiet zit en de kleinste tekst nog leesbaar is, en download dan.