Numeracja Bates nadaje każdej stronie w zestawie dokumentów własny identyfikator: ACME000001, ACME000002 i tak dalej. Kancelarie używają jej do oznaczania stron w materiale dowodowym i pismach procesowych, tak by każdy mógł powołać się na „ACME000417” i wszyscy trafili na tę samą stronę. Biegli rewidenci, księgowi i osoby prowadzące postępowania wyjaśniające korzystają z niej z tego samego powodu — to odwołanie do strony, które nie zależy od nazw plików ani od numeracji stron w poszczególnych dokumentach.
Z czego składa się numer Bates
Numer Bates ma maksymalnie trzy części. Prefiks wskazuje stronę postępowania albo sprawę, np. ACME lub KOWALSKI-. Numer jest uzupełniany zerami do stałej długości, żeby strony poprawnie się sortowały; najczęściej wybiera się sześć cyfr (000001). Opcjonalny sufiks oznacza coś, co dotyczy całego zestawu, np. -POUF dla materiałów poufnych. Prefiks i sufiks są drukowane wielkimi literami, do 20 znaków każdy, a narzędzie na bieżąco pokazuje podgląd podczas pisania.
Numeracja w wielu plikach
Dodaj do dziesięciu plików PDF naraz. Numeracja biegnie nieprzerwanie w kolejności, w jakiej pliki są na liście: jeśli pierwszy dokument kończy się na ACME000120, następny zaczyna się od ACME000121. Ustaw pliki we właściwej kolejności, zanim uruchomisz narzędzie. Dla każdego pliku dostajesz jeden ponumerowany PDF, a gdy plików jest kilka — wszystkie razem w archiwum ZIP.
Aby kontynuować numerację rozpoczętą wcześniej, ustaw „Zacznij od” na kolejny numer — 1201, jeśli poprzednia partia skończyła się na 1200.
Położenie i rozmiar
„Dół po prawej” to przyjęta konwencja i ustawienie domyślne, bo w tym miejscu numer rzadko koliduje z treścią strony. Jeśli dokument ma już tam stopkę, wybierz jedną z pięciu pozostałych pozycji: góra lub dół, po lewej, na środku lub po prawej. Do wyboru są rozmiary tekstu „Małe” (8 pkt), „Średnie” (10 pkt) i „Duże” (12 pkt). Numer jest dodawany jako prawdziwy tekst, więc nic innego na stronie się nie zmienia, a same numery da się przeszukiwać.
Numeruj wersję ostateczną
Numery Bates mają być trwałymi odwołaniami. Numeruj każdy dokument dopiero wtedy, gdy jest ostateczny — po zaczernieniu wrażliwych fragmentów i po usunięciu stron objętych tajemnicą adwokacką lub radcowską — i zachowaj nienumerowane oryginały. Jeśli też coś zaczerniasz, najpierw zaczerniaj, a potem numeruj, żeby czarny prostokąt nigdy nie zasłonił numeru Bates.
Przetwarzanie odbywa się na naszych serwerach. Pliki są usuwane dwie godziny po przesłaniu albo od razu, gdy wybierzesz „Usuń teraz moje pliki z serwera”.
Krok po kroku
- Dodaj pliki PDF — Otwórz narzędzie Numeracja Bates i dodaj dokumenty w kolejności, w jakiej mają być numerowane.
- Ustaw format — Wpisz prefiks, numer początkowy, liczbę cyfr i opcjonalny sufiks, a potem sprawdź podgląd.
- Wybierz pozycję i rozmiar — Zwykle wybiera się „Dół po prawej” w rozmiarze „Średnie”.
- Pobierz — Pobierz ponumerowany PDF albo archiwum ZIP z osobnym ponumerowanym PDF-em dla każdego pliku.