Как сжать PDF до 200 КБ или 500 КБ

Лимиты в килобайтах — 200 КБ, 300 КБ, 500 КБ — встречаются на госпорталах, в заявках на экзамены и стипендии и в старых кадровых системах. Документ, экспортированный из Word, укладывается в них легко. Скан с телефона — обычно нет: одна цветная фотография страницы сама по себе может весить 2–4 МБ. Уменьшить его достаточно можно, но для этого нужны правильные настройки, а иногда и небольшая чистка.

Переведите лимит из КБ в МБ

Поле «Целевой размер» в инструменте «Сжать PDF» принимает мегабайты и считает 1 МБ равным 1024 КБ. Разделите свой лимит на 1024 и немного округлите вниз: 500 КБ → 0,47, 300 КБ → 0,28, 200 КБ → 0,19, 100 КБ → 0,09. Округление вниз заодно страхует от порталов, которые считают килобайт равным 1000 байт. Минимальное допустимое значение — 0,05, это примерно 50 КБ.

Переведите сканы в оттенки серого

Для отсканированных или сфотографированных бумаг отметьте «Также перевести в оттенки серого». Цвет — самая тяжёлая часть скана, а страница чёрного текста на белой бумаге без него ничего не теряет в читаемости. При маленьком целевом размере именно эта галочка часто решает, уложится файл вообще или нет.

Чего реально ожидать

Компрессор пробует всё более сильные настройки, вплоть до изображений в 36 dpi, и останавливается, как только файл уложился. В 200 КБ помещаются несколько отсканированных страниц в оттенках серого, и они остаются читаемыми; десять и больше отсканированных страниц обычно не уместить, не сделав их трудночитаемыми. Текстовые PDF — экспортированные из Word, Google Docs или с сайта — вмещают гораздо больше, потому что текст в них хранится как текст, а не как его изображение, и сжатие никогда его не растрирует.

Если цель недостижима, вы всё равно получите самую маленькую версию, которую смог сделать инструмент, а не ошибку, — поэтому проверьте размер перед загрузкой и решите, что ещё убрать.

Сначала уберите лишнее, потом сжимайте

Каждая удалённая страница освобождает место для тех, что действительно важны. Удалите инструментом «Удалить страницы» пустые обороты двусторонних сканов и всё, чего форма не требовала, а затем сжимайте. Если сканируете заново, ставьте 150 dpi и оттенки серого: маленький файл гораздо проще получить из скромного скана, чем из цветного в 600 dpi.

Если портал принимает несколько файлов, разделите длинный документ и сожмите каждую часть до лимита. Несколько читаемых файлов лучше одного, который никто не может прочитать.

Проверьте перед отправкой

Откройте результат и посмотрите в масштабе 100 % на самые мелкие детали — печати, подписи, номера документов. Портал редко отклоняет слегка размытый скан, но человек, который его проверяет, отклонит тот, что не сможет прочитать.