Bates-numrering ger varje sida i en uppsättning dokument en egen beteckning: ACME000001, ACME000002 och så vidare. Advokatbyråer använder den för att märka sidor i bevisutbyten och inlagor till domstol, så att vem som helst kan hänvisa till ”ACME000417” och alla hittar samma sida. Revisorer, redovisningskonsulter och utredare använder den av samma skäl — en sidhänvisning som inte beror på filnamn eller på varje dokuments egen sidnumrering.
Så är ett Bates-nummer uppbyggt
Ett Bates-nummer har upp till tre delar. Prefixet anger part eller ärende, till exempel ACME eller SVENSSON-. Numret fylls ut med nollor till en fast bredd så att sidorna sorteras rätt; sex siffror (000001) är det vanligaste valet. Ett valfritt suffix markerar något om uppsättningen, som -KONF för konfidentiellt material. Prefix och suffix skrivs med versaler, högst 20 tecken vardera, och verktyget visar en förhandsvisning medan du skriver.
Numrering över flera filer
Lägg till upp till tio PDF:er samtidigt. Numreringen löper obrutet i den ordning filerna står i listan: slutar det första dokumentet på ACME000120 börjar nästa på ACME000121. Ordna filerna rätt innan du kör verktyget. Du får tillbaka en numrerad PDF per fil, samlade i en ZIP när de är flera.
Ska du fortsätta en numrering du påbörjat tidigare sätter du ”Börja på” till nästa nummer — 1201 om förra omgången slutade på 1200.
Placering och storlek
”Nere till höger” är praxis och standardvalet, eftersom numret där sällan krockar med sidans innehåll. Har dokumentet redan en sidfot där väljer du någon av de fem andra positionerna: uppe eller nere, till vänster, i mitten eller till höger. Textstorleken kan vara ”Liten” (8 pt), ”Mellan” (10 pt) eller ”Stor” (12 pt). Numret läggs till som riktig text, så inget annat på sidan ändras och själva numren är sökbara.
Numrera den slutliga versionen
Bates-nummer är tänkta som permanenta hänvisningar. Numrera varje dokument först när det är slutgiltigt — efter maskning och efter att sidor som omfattas av advokatsekretess har tagits bort — och spara de onumrerade originalen. Maskerar du också, maska först och numrera sedan, så att en svart ruta aldrig täcker ett Bates-nummer.
Bearbetningen körs på våra servrar. Filerna raderas två timmar efter uppladdning, eller direkt när du väljer ”Radera mina filer från servern nu”.
Steg för steg
- Lägg till dina PDF:er — Öppna Bates-numrering och lägg till dokumenten i den ordning de ska numreras.
- Ställ in formatet — Ange prefix, startnummer, antal siffror och eventuellt suffix, och kontrollera förhandsvisningen.
- Välj position och storlek — ”Nere till höger” i storleken ”Mellan” är det vanliga valet.
- Ladda ner — Ladda ner den numrerade PDF:en, eller en ZIP med en numrerad PDF per fil.