Gränser i kilobyte — 200 KB, 300 KB, 500 KB — dyker upp på myndighetsportaler, i ansökningar till prov och stipendier och i äldre HR-system. Ett dokument exporterat från Word ryms lätt. En mobilskanning gör det oftast inte: ett enda färgfoto av en sida kan ensamt vara 2–4 MB. Det går att få den tillräckligt liten, men det kräver rätt inställningar och ibland lite rensning.
Räkna om KB-gränsen till MB
Fältet ”Målstorlek” i Komprimera PDF tar megabyte och räknar 1 MB som 1 024 KB. Dela din gräns med 1 024 och avrunda nedåt en aning: 500 KB → 0,47, 300 KB → 0,28, 200 KB → 0,19, 100 KB → 0,09. Avrundningen nedåt täcker också portaler som räknar en kilobyte som 1 000 byte. Det minsta mål som accepteras är 0,05, ungefär 50 KB.
Gör om skanningar till gråskala
Kryssa i ”Konvertera även till gråskala” för inskannat eller fotograferat papper. Färgen är den största delen av en skanning, och en sida med svart text på vitt papper förlorar inget läsbart utan den. Vid små mål avgör den här enda kryssrutan ofta om filen ryms över huvud taget.
Vad som är realistiskt
Komprimeraren provar allt kraftigare inställningar, ner till bilder i 36 dpi, och stannar så fort filen ryms. Under 200 KB får några inskannade sidor i gråskala plats och förblir läsbara; tio eller fler inskannade sidor går oftast inte utan att bli svåra att läsa. Textbaserade PDF:er — exporterade från Word, Google Dokument eller en webbplats — rymmer mycket mer, eftersom texten lagras som text och inte som en bild av den, och komprimeringen rastrerar den aldrig.
Går målet inte att nå får du ändå den minsta version verktyget kunde göra i stället för ett felmeddelande, så kontrollera storleken innan du laddar upp och bestäm vad som ska bort.
Rensa innan du pressar
Varje sida du tar bort frigör plats åt sidorna som spelar roll. Ta bort tomma baksidor från dubbelsidiga skanningar och allt som formuläret inte bad om med Ta bort sidor, och komprimera sedan. Skannar du från början kan du skanna i 150 dpi i gråskala: det är mycket lättare att få en liten fil från en blygsam skanning än från en färgskanning i 600 dpi.
Tar portalen emot flera uppladdningar kan du dela upp ett långt dokument och komprimera varje del till gränsen. Flera läsbara filer slår en som ingen kan läsa.
Kontrollera innan du skickar in
Öppna resultatet och zooma till 100 % på den minsta texten — stämplar, namnteckningar, id-nummer. En portal avvisar sällan en lite mjuk skanning, men den som granskar den avvisar en som inte går att läsa.
Steg för steg
- Ta bort onödiga sidor — Ta vid behov först bort tomma eller överflödiga sidor med Ta bort sidor.
- Välj Målstorlek — Byt till ”Målstorlek” i Komprimera PDF och ange din gräns i MB, avrundad nedåt: 0,19 för 200 KB, 0,47 för 500 KB.
- Kryssa i ”Konvertera även till gråskala” — Rekommenderas för skanningar och fotograferade sidor.
- Kontrollera resultatet — Se till att storleken ligger under gränsen och att den minsta texten fortfarande går att läsa, och ladda sedan ner.