ขีดจำกัดหน่วยกิโลไบต์ — 200 KB, 300 KB, 500 KB — พบได้บนพอร์ทัลราชการ ใบสมัครสอบและทุนการศึกษา และระบบงานบุคคลรุ่นเก่า เอกสารที่ส่งออกจาก Word ผ่านได้สบาย แต่ไฟล์สแกนจากมือถือมักไม่ผ่าน: รูปถ่ายสีของหน้ากระดาษเพียงรูปเดียวก็อาจหนัก 2–4 MB แล้ว การทำให้เล็กพอเป็นไปได้ แต่ต้องตั้งค่าให้ถูก และบางครั้งต้องตัดหน้าออกบ้าง
แปลงขีดจำกัด KB เป็น MB
ช่อง 'ขนาดเป้าหมาย' ในเครื่องมือบีบอัดไฟล์ PDF รับค่าเป็นเมกะไบต์ และนับ 1 MB เป็น 1,024 KB ให้หารขีดจำกัดของคุณด้วย 1,024 แล้วปัดลงเล็กน้อย: 500 KB → 0.47, 300 KB → 0.28, 200 KB → 0.19, 100 KB → 0.09 การปัดลงยังครอบคลุมพอร์ทัลที่นับหนึ่งกิโลไบต์เป็น 1,000 ไบต์ด้วย เป้าหมายที่เล็กที่สุดที่รับได้คือ 0.05 หรือประมาณ 50 KB
แปลงไฟล์สแกนเป็นโทนสีเทา
สำหรับกระดาษที่สแกนหรือถ่ายรูปมา ให้ติ๊ก 'แปลงเป็นโทนสีเทาด้วย' สีคือส่วนที่ใหญ่ที่สุดของไฟล์สแกน และหน้ากระดาษพื้นขาวตัวหนังสือดำก็ไม่เสียอะไรที่จำเป็นต่อการอ่านเลยเมื่อไม่มีสี กับเป้าหมายขนาดเล็ก ช่องติ๊กนี้ช่องเดียวมักเป็นตัวตัดสินว่าไฟล์จะพอดีหรือไม่
อะไรที่ทำได้จริง
ตัวบีบอัดจะลองการตั้งค่าที่แรงขึ้นทีละขั้น ลงไปจนถึงรูปภาพที่ 36 dpi และหยุดทันทีที่ไฟล์พอดี ที่ต่ำกว่า 200 KB หน้าที่สแกนไม่กี่หน้าในโทนสีเทาจะพอดีและยังอ่านออก ส่วนหน้าที่สแกนตั้งแต่สิบหน้าขึ้นไปมักทำไม่ได้ถ้าไม่ยอมให้อ่านยาก PDF ที่เป็นข้อความ — ส่งออกจาก Word, Google Docs หรือเว็บไซต์ — ใส่ได้มากกว่ามาก เพราะข้อความถูกเก็บเป็นข้อความ ไม่ใช่ภาพของข้อความ และการบีบอัดไม่เคยแปลงมันเป็นภาพ
เมื่อไปไม่ถึงเป้าหมาย คุณยังได้เวอร์ชันที่เล็กที่สุดที่เครื่องมือทำได้แทนข้อผิดพลาด จึงควรตรวจขนาดก่อนอัปโหลด แล้วตัดสินใจว่าจะตัดอะไรออก
ตัดก่อนบีบ
ทุกหน้าที่ลบออกคือพื้นที่ที่เพิ่มให้หน้าที่สำคัญ ลบด้านหลังเปล่าของการสแกนสองหน้าและทุกอย่างที่แบบฟอร์มไม่ได้ขอด้วยเครื่องมือลบหน้า แล้วค่อยบีบอัด ถ้ากำลังจะสแกนใหม่ ให้สแกนที่ 150 dpi แบบโทนสีเทา: ทำไฟล์เล็ก ๆ จากไฟล์สแกนธรรมดาง่ายกว่าจากไฟล์สแกนสี 600 dpi มาก
ถ้าพอร์ทัลรับอัปโหลดได้หลายไฟล์ ให้แยกเอกสารยาว ๆ แล้วบีบอัดแต่ละส่วนให้พอดีกับขีดจำกัด หลายไฟล์ที่อ่านออกดีกว่าไฟล์เดียวที่ไม่มีใครอ่านได้
ตรวจก่อนส่ง
เปิดผลลัพธ์แล้วซูมที่ 100% ไปยังตัวอักษรที่เล็กที่สุด — ตราประทับ ลายเซ็น เลขประจำตัว พอร์ทัลแทบไม่ปฏิเสธไฟล์สแกนที่ไม่คมนิดหน่อย แต่คนที่ตรวจเอกสารจะไม่รับไฟล์ที่เขาอ่านไม่ออก
ทีละขั้นตอน
- ลบหน้าที่ไม่จำเป็น — ถ้าต้องการ ให้ลบหน้าเปล่าหรือหน้าที่เกินมาด้วยเครื่องมือลบหน้าก่อน
- เลือกขนาดเป้าหมาย — ในเครื่องมือบีบอัดไฟล์ PDF เปลี่ยนเป็น 'ขนาดเป้าหมาย' แล้วกรอกขีดจำกัดเป็น MB โดยปัดลง: 0.19 สำหรับ 200 KB และ 0.47 สำหรับ 500 KB
- ติ๊ก 'แปลงเป็นโทนสีเทาด้วย' — แนะนำสำหรับไฟล์สแกนและหน้าที่ถ่ายรูปมา
- ตรวจผลลัพธ์ — ตรวจว่าขนาดต่ำกว่าขีดจำกัดและตัวอักษรที่เล็กที่สุดยังอ่านออก แล้วดาวน์โหลด