การแปลง PDF เป็น Word นั้นทำง่าย แต่การทำให้ผลลัพธ์ไม่ดูยุ่งเหยิงเหมือนตัดแปะสุ่ม ๆ ต่างหากที่เป็นเรื่องยาก เลย์เอาต์จะรอดหรือไม่แทบขึ้นอยู่กับว่าไฟล์ PDF ต้นทางเป็นแบบไหนทั้งหมด — รู้ความแตกต่างนี้ไว้ก่อนจะช่วยให้คุณไม่ต้องหงุดหงิดทีหลัง
PDF ที่เป็นข้อความแปลงได้ดี ไฟล์สแกนไม่ได้
ไฟล์ PDF ที่ส่งออกมาจาก Word, Google Docs หรือโปรแกรมจริงใด ๆ จะพกข้อความ ฟอนต์ และโครงสร้างมาด้วย — ย่อหน้า ตาราง และหัวข้อจะแปลงกลับเป็นองค์ประกอบของ Word ที่แก้ไขได้อย่างเรียบร้อย นี่คือกรณีที่ตัวแปลงของเราถูกออกแบบมารองรับโดยเฉพาะ มันจะประกอบเลย์เอาต์ขึ้นใหม่ แทนที่จะยัดทุกอย่างลงในกล่องข้อความ
ไฟล์ PDF ที่สแกนมาเป็นแค่ภาพถ่ายของหน้ากระดาษ ไม่มีข้อความให้แปลง ให้ผ่าน OCR ก่อนเพื่อเพิ่มชั้นข้อความ แล้วค่อยแปลง — และเตรียมใจแก้ไขการจัดรูปแบบด้วยมือบ้าง ไม่มีตัวแปลงไหน รวมถึงของเราด้วย ที่จะเปลี่ยนสำเนาถ่ายเอกสารที่เอียง ๆ ให้กลายเป็นไฟล์ Word ที่สมบูรณ์แบบทุกพิกเซลได้
สิ่งที่ควรตรวจหลังแปลงเสร็จ
ลองไล่ดูจุดที่มักมีปัญหา: ส่วนที่จัดเป็นหลายคอลัมน์ ตารางที่มีเซลล์รวมกัน หัวกระดาษและท้ายกระดาษ รวมถึงฟอนต์แปลก ๆ (จะถูกแทนที่ด้วยฟอนต์อื่นเมื่อไม่มีฟอนต์ต้นฉบับ) เอกสารเก้าสิบเปอร์เซ็นต์ไม่ต้องแก้ไขอะไรเลย — แต่การไล่ดูสักสองนาทีดีกว่าไปเจอตารางพังทีหลังจากที่ส่งไฟล์ออกไปแล้ว
ทีละขั้นตอน
- ตรวจสอบประเภทของไฟล์ PDF — ถ้าเลือกข้อความได้ ให้แปลงได้เลย แต่ถ้าเป็นไฟล์สแกน ให้ผ่านเครื่องมือ OCR ก่อน
- แปลงไฟล์ — เปิดเครื่องมือ PDF เป็น Word เพิ่มไฟล์ แล้วดาวน์โหลดไฟล์ DOCX
- ไล่ตรวจเลย์เอาต์ — ตรวจตาราง คอลัมน์ และหัวกระดาษ — จุดที่การแปลงมักทำได้ยากที่สุด