Đánh số Bates gán cho mỗi trang trong một bộ tài liệu một mã định danh riêng: ACME000001, ACME000002, v.v. Các công ty luật dùng nó để đánh dấu trang trong quá trình trao đổi chứng cứ và hồ sơ nộp tòa, để ai cũng có thể dẫn 'ACME000417' và mọi người đều tìm đến cùng một trang. Kiểm toán viên, kế toán và điều tra viên dùng nó vì cùng lý do — một cách dẫn chiếu trang không phụ thuộc vào tên tệp hay số trang riêng của từng tài liệu.
Cấu tạo của một số Bates
Một số Bates có tối đa ba phần. Tiền tố xác định bên liên quan hoặc vụ việc, như ACME hay SMITH-. Phần số được đệm số 0 cho đủ độ dài cố định để các trang sắp xếp đúng thứ tự; sáu chữ số (000001) là lựa chọn phổ biến nhất. Hậu tố tùy chọn đánh dấu một đặc điểm của bộ tài liệu, như -MAT cho tài liệu mật. Tiền tố và hậu tố được in hoa, mỗi phần tối đa 20 ký tự, và công cụ hiển thị bản xem trước ngay khi bạn gõ.
Đánh số qua nhiều tệp
Thêm tối đa mười PDF cùng lúc. Số chạy liên tục theo thứ tự các tệp được liệt kê: nếu tài liệu đầu tiên kết thúc ở ACME000120, tài liệu tiếp theo bắt đầu từ ACME000121. Hãy sắp xếp các tệp đúng thứ tự trước khi chạy công cụ. Bạn nhận lại mỗi tệp một PDF đã đánh số, gộp thành một tệp ZIP nếu có nhiều tệp.
Để tiếp tục một bộ hồ sơ đã bắt đầu trước đó, đặt 'Bắt đầu từ' bằng số tiếp theo — 1201 nếu đợt trước kết thúc ở 1200.
Vị trí và cỡ chữ
'Dưới bên phải' là quy ước và cũng là mặc định, vì vị trí này hiếm khi đè lên nội dung trang. Nếu tài liệu đã có chân trang ở đó, hãy chọn một trong năm vị trí còn lại: trên hoặc dưới, bên trái, ở giữa hoặc bên phải. Cỡ chữ có thể là 'Nhỏ' (8 pt), 'Vừa' (10 pt) hoặc 'Lớn' (12 pt). Số được thêm vào dưới dạng văn bản thật, nên không có gì khác trên trang bị thay đổi và bản thân các số cũng tìm kiếm được.
Đánh số bản cuối cùng
Số Bates là tham chiếu cố định. Chỉ đánh số mỗi tài liệu khi nó đã là bản cuối cùng — sau khi che thông tin mật, và sau khi đã bỏ các trang thuộc đặc quyền bảo mật — và giữ lại bản gốc chưa đánh số. Nếu cũng cần che thông tin, hãy che trước rồi mới đánh số, để ô đen không bao giờ che mất nhãn Bates.
Việc xử lý chạy trên máy chủ của chúng tôi. Tệp bị xóa hai giờ sau khi tải lên, hoặc ngay lập tức khi bạn chọn 'Xóa tệp của tôi khỏi máy chủ ngay'.
Các bước thực hiện
- Thêm các PDF — Mở Đánh số Bates và thêm tài liệu theo thứ tự cần đánh số.
- Đặt định dạng — Nhập tiền tố, số bắt đầu, số chữ số và hậu tố nếu cần, rồi kiểm tra bản xem trước.
- Chọn vị trí và cỡ chữ — 'Dưới bên phải' với cỡ 'Vừa' là lựa chọn thông dụng.
- Tải xuống — Tải xuống PDF đã đánh số, hoặc một tệp ZIP chứa mỗi tệp một PDF đã đánh số.