Rất nhiều tài liệu được tạo ra mà không có tiêu đề thư: xuất từ phần mềm kế toán, sinh ra từ một ứng dụng web, hoặc soạn bằng một mẫu trơn. Thay vì làm lại, bạn có thể đặt tiêu đề thư phía sau PDF đã hoàn chỉnh, y như thể nó được in trên giấy tiêu đề in sẵn của công ty.
Bạn cần gì
Hai tệp PDF: tài liệu, và chính tiêu đề thư. PDF tiêu đề thư chỉ chứa phần giấy in — logo, khối địa chỉ, chân trang, họa tiết nền — còn phần thân trang để trống. Word và hầu hết công cụ thiết kế đều làm được: mở mẫu tiêu đề thư, xóa phần nội dung, rồi lưu hoặc xuất ra PDF. Tệp ảnh không được nhận trực tiếp, nên hãy chuyển tiêu đề thư dạng PNG hoặc JPG sang PDF trước.
Dùng cùng khổ giấy với tài liệu, thường là A4 hoặc US Letter. Tiêu đề thư khác khổ sẽ được co giãn cho vừa trang mà vẫn giữ tỷ lệ, nên có thể để lại khoảng lề xung quanh.
Thứ tự rất quan trọng
Trong công cụ Tiêu đề thư, tệp 01 luôn là tài liệu và tệp 02 là tiêu đề thư. Nếu chúng bị đặt ngược, hãy đổi chỗ trong danh sách trước khi chạy.
Phía sau hay phía trên
'Phía sau nội dung' là tiêu đề thư kiểu cổ điển: phần giấy in nằm bên dưới và chữ của bạn in đè lên trên. Dùng cho logo, khối địa chỉ và họa tiết nền nhạt. 'Phía trên nội dung' thì đặt tệp thứ hai lên trên trang — hữu ích cho con dấu, dấu 'BẢN SAO' hay 'BẢN NHÁP', hoặc bất cứ thứ gì phải luôn nhìn thấy.
Nếu các trang của tài liệu có nền trắng đặc, như bản quét và một số tệp xuất, tiêu đề thư đặt phía sau sẽ bị che khuất. Khi đó hãy dùng 'Phía trên nội dung', với một tiêu đề thư có nền trong suốt.
Trang đầu khác
Thư công việc thường có tiêu đề thư đầy đủ ở trang một và một thiết kế nhẹ hơn cho các trang tiếp theo — logo nhỏ hoặc chỉ chân trang. Hãy tạo một PDF tiêu đề thư hai trang, với thiết kế đầy đủ ở trang 1 và thiết kế cho các trang tiếp theo ở trang 2, rồi đánh dấu 'Trang đầu khác'. Trang 1 của tiêu đề thư được đặt lên trang đầu của tài liệu và trang 2 lên mọi trang sau đó. Nếu không bật tùy chọn này, trang đầu của tiêu đề thư được dùng cho mọi trang.
Công cụ chạy trên máy chủ của chúng tôi. Cả hai tệp bị xóa hai giờ sau khi tải lên, hoặc ngay lập tức khi bạn chọn 'Xóa tệp của tôi khỏi máy chủ ngay'.
Các bước thực hiện
- Chuẩn bị PDF tiêu đề thư — Xuất tiêu đề thư với vùng nội dung để trống, cùng khổ giấy với tài liệu của bạn.
- Thêm cả hai tệp — Mở Tiêu đề thư và thêm tài liệu trước, tiêu đề thư sau.
- Chọn lớp — Giữ 'Phía sau nội dung' cho giấy tiêu đề, hoặc chọn 'Phía trên nội dung' cho con dấu. Đánh dấu 'Trang đầu khác' nếu tiêu đề thư có hai trang.
- Tải xuống — Tải xuống PDF đã hoàn chỉnh.