1 MB là mức giới hạn phổ biến nhất trên các biểu mẫu tải lên: cổng tuyển dụng, hồ sơ xét tuyển đại học, hệ thống thị thực và thuế, nộp hồ sơ điện tử cho tòa án. Hầu hết tài liệu đều có thể xuống dưới mức này mà không hư hại thấy rõ, vì thứ làm PDF nặng gần như luôn là hình ảnh bên trong — ảnh chụp trang giấy bằng điện thoại, giấy tờ được quét, ảnh chụp màn hình dán vào. Văn bản và hình vẽ vector chiếm rất ít dung lượng và hiếm khi là thủ phạm.
Dùng Kích thước mục tiêu thay vì đoán
Nén PDF có hai chế độ. 'Mẫu chất lượng' áp dụng một mức cố định — 'Không mất dữ liệu', 'Nhẹ', 'Cân bằng' hoặc 'Mạnh' — và bạn xem kết quả ra sao. 'Kích thước mục tiêu' làm theo chiều ngược lại: bạn nhập giới hạn tính bằng megabyte, và công cụ thử các thiết lập mạnh dần cho đến khi tệp vừa.
Nó bắt đầu bằng một lượt dọn dẹp không mất dữ liệu, sắp xếp lại cấu trúc tệp mà không đụng đến bất kỳ hình ảnh nào, rồi chuyển sang hình ảnh ở 300 dpi, 150 dpi và 72 dpi, cuối cùng là 50 và 36 dpi. Nó dừng ở bước đầu tiên cho kết quả dưới mục tiêu, nên bạn nhận được chất lượng tốt nhất vừa giới hạn chứ không phải tệp nhỏ nhất có thể. Nếu PDF của bạn đã dưới giới hạn, nó được trả lại nguyên vẹn.
Đặt mục tiêu thấp hơn giới hạn một chút
Megabyte có hai cách tính. PDFStaple tính 1 MB là 1024 × 1024 byte (1.048.576 byte), trong khi một số biểu mẫu tải lên tính tròn 1.000.000 byte — nên một tệp '1 MB' theo cách này có thể bị từ chối vì nặng 1,05 MB theo cách kia. Hãy nhập 0.95 thay vì 1, kết quả sẽ lọt qua cả hai cách tính.
Cái gì nhỏ lại, cái gì không
Văn bản không bao giờ bị biến thành ảnh. Nó vẫn là văn bản thật, chọn và tìm kiếm được ở mọi bước, nên hợp đồng và biểu mẫu vẫn sắc nét. Ảnh chụp và bản quét được lấy mẫu lại ở độ phân giải thấp hơn: ở 150 dpi, một trang quét vẫn in và đọc tốt; ở 72 dpi, xem trên màn hình thì ổn nhưng in ra giấy sẽ hơi mờ; còn ở 36 dpi, chữ nhỏ trong bản quét bắt đầu nhòe. Hãy xem lại kết quả trước khi nộp.
Nếu vẫn chưa vừa
Tài liệu chủ yếu là văn bản gần như luôn vừa. Bản quét dài thì khó hơn: bốn mươi trang quét màu có thể vẫn trên 1 MB ngay cả ở bước mạnh nhất, và khi đó công cụ trả về phiên bản nhỏ nhất nó làm được thay vì báo lỗi. Hãy kiểm tra dung lượng trước khi tải lên. Có ba cách giúp ích.
Đánh dấu 'Đồng thời chuyển sang thang độ xám'. Bản quét màu của giấy trắng chữ đen dành phần lớn dung lượng cho màu sắc chẳng ai cần, và bỏ màu thường là cách tiết kiệm được nhiều nhất.
Xóa những trang mà biểu mẫu không cần — mặt sau trống của bản quét hai mặt, trang bìa, trang trùng lặp — bằng Xóa trang trước khi nén.
Nếu cổng tải lên nhận nhiều tệp, hãy tách tài liệu và nén riêng từng phần theo giới hạn, thay vì ép một tệp đến mức không đọc được.
Tệp của bạn đi đâu
Việc nén chạy trên máy chủ của chúng tôi, vì nó dùng Ghostscript. Tệp tải lên bị xóa sau hai giờ, hoặc ngay lập tức khi bạn chọn 'Xóa tệp của tôi khỏi máy chủ ngay'. Miễn phí cho mỗi tệp đến 50 MB.
Các bước thực hiện
- Mở Nén PDF — Thêm tệp của bạn vào công cụ Nén PDF.
- Chọn Kích thước mục tiêu — Chuyển chế độ từ 'Mẫu chất lượng' sang 'Kích thước mục tiêu' và nhập 0.95.
- Thêm thang xám cho bản quét — Với bản quét màu của tài liệu thông thường, đánh dấu 'Đồng thời chuyển sang thang độ xám'.
- Kiểm tra và tải xuống — So sánh dung lượng mới với giới hạn, xem lại các trang, rồi tải xuống.