Giới hạn tính bằng kilobyte — 200 KB, 300 KB, 500 KB — thường gặp trên cổng dịch vụ công, hồ sơ dự thi và xin học bổng, và các hệ thống nhân sự cũ. Một tài liệu xuất từ Word vừa dễ dàng. Một bản quét bằng điện thoại thường thì không: chỉ riêng một ảnh chụp màu của một trang đã có thể nặng 2–4 MB. Làm cho đủ nhỏ là khả thi, nhưng cần đúng thiết lập và đôi khi phải bớt vài trang.
Đổi giới hạn KB sang MB
Ô 'Kích thước mục tiêu' trong Nén PDF nhận giá trị bằng megabyte và tính 1 MB là 1024 KB. Chia giới hạn của bạn cho 1024 rồi làm tròn xuống một chút: 500 KB → 0.47, 300 KB → 0.28, 200 KB → 0.19, 100 KB → 0.09. Làm tròn xuống cũng giúp bạn qua được các cổng tính một kilobyte là 1000 byte. Mục tiêu nhỏ nhất được chấp nhận là 0.05, khoảng 50 KB.
Chuyển bản quét sang thang xám
Với giấy tờ được quét hoặc chụp ảnh, hãy đánh dấu 'Đồng thời chuyển sang thang độ xám'. Màu sắc là phần nặng nhất của một bản quét, và một trang chữ đen trên giấy trắng chẳng mất gì về khả năng đọc khi bỏ màu. Với mục tiêu nhỏ, chỉ riêng ô đánh dấu này thường quyết định tệp có vừa hay không.
Mức nào là khả thi
Trình nén thử các thiết lập mạnh dần, xuống tới hình ảnh ở 36 dpi, và dừng ngay khi tệp vừa. Dưới 200 KB, vài trang quét thang xám sẽ vừa và vẫn đọc được; mười trang quét trở lên thường không thể vừa mà không trở nên khó đọc. PDF dạng văn bản — xuất từ Word, Google Docs hay một trang web — chứa được nhiều hơn hẳn, vì chữ được lưu dưới dạng văn bản chứ không phải ảnh chụp của chữ, và việc nén không bao giờ rasterize nó.
Khi không đạt được mục tiêu, bạn vẫn nhận được phiên bản nhỏ nhất mà công cụ làm được thay vì một thông báo lỗi, nên hãy kiểm tra dung lượng trước khi tải lên và quyết định cần bớt gì.
Bớt trước khi ép
Mỗi trang bạn bỏ đi là thêm chỗ cho những trang quan trọng. Xóa mặt sau trống của bản quét hai mặt và bất cứ thứ gì biểu mẫu không yêu cầu bằng Xóa trang, rồi mới nén. Nếu quét lại từ đầu, hãy quét ở 150 dpi thang xám: tạo tệp nhỏ từ một bản quét vừa phải dễ hơn nhiều so với từ bản quét màu 600 dpi.
Nếu cổng cho phép tải lên nhiều tệp, hãy tách tài liệu dài và nén từng phần theo giới hạn. Vài tệp đọc được vẫn hơn một tệp chẳng ai đọc nổi.
Kiểm tra trước khi nộp
Mở kết quả và phóng to 100% ở chỗ chữ nhỏ nhất — con dấu, chữ ký, số định danh. Cổng tải lên hiếm khi từ chối một bản quét hơi mờ, nhưng người duyệt hồ sơ sẽ trả lại bản họ không đọc được.
Các bước thực hiện
- Xóa trang không cần thiết — Nếu muốn, trước tiên hãy bỏ các trang trống hoặc thừa bằng Xóa trang.
- Chọn Kích thước mục tiêu — Trong Nén PDF, chuyển sang 'Kích thước mục tiêu' và nhập giới hạn bằng MB, làm tròn xuống: 0.19 cho 200 KB, 0.47 cho 500 KB.
- Đánh dấu 'Đồng thời chuyển sang thang độ xám' — Nên dùng cho bản quét và trang chụp ảnh.
- Kiểm tra kết quả — Xác nhận dung lượng dưới giới hạn và chữ nhỏ nhất vẫn đọc được, rồi tải xuống.