Chuyển PDF sang Word thì dễ; giữ cho nó không trông như một tờ giấy đòi tiền chuộc sau đó mới là phần khó. Bố cục có giữ được hay không phụ thuộc gần như hoàn toàn vào loại PDF bạn bắt đầu với — biết được sự khác biệt này giúp bạn đỡ bực mình.
PDF dạng văn bản chuyển tốt, bản quét thì không
Một PDF xuất ra từ Word, Google Docs, hay bất kỳ ứng dụng thật nào đều mang theo văn bản, phông chữ, và cấu trúc của nó — đoạn văn, bảng biểu, và tiêu đề ánh xạ trở lại thành các cấu trúc Word chỉnh sửa được một cách gọn gàng. Đó chính là trường hợp công cụ chuyển đổi của chúng tôi được xây dựng để xử lý: nó tái dựng lại bố cục thay vì nhồi mọi thứ vào các hộp văn bản.
Một PDF dạng quét chỉ là ảnh chụp các trang: không có văn bản nào để chuyển đổi cả. Hãy chạy nó qua OCR trước để thêm lớp văn bản, rồi mới chuyển đổi — và hãy chuẩn bị tinh chỉnh định dạng bằng tay đôi chút. Không có công cụ chuyển đổi nào, kể cả của chúng tôi, có thể biến một bản photocopy lệch xiêu thành một tệp Word hoàn hảo từng điểm ảnh.
Cần kiểm tra gì sau khi chuyển đổi
Lướt qua những chỗ hóc búa: các đoạn nhiều cột, bảng có ô gộp, đầu trang và chân trang, và bất kỳ phông chữ lạ nào (phông thay thế được dùng khi không có phông gốc). Chín mươi phần trăm tài liệu không cần chỉnh sửa gì cả — nhưng một lượt kiểm tra hai phút vẫn tốt hơn là phát hiện ra một bảng bị hỏng sau khi bạn đã gửi tệp đi.
Các bước thực hiện
- Kiểm tra loại PDF của bạn — Nếu văn bản chọn được, hãy chuyển đổi trực tiếp. Nếu đó là bản quét, hãy chạy công cụ OCR trước.
- Chuyển đổi nó — Mở công cụ PDF sang Word, thêm tệp vào, và tải xuống tệp DOCX.
- Lướt qua bố cục — Kiểm tra bảng biểu, cột, và đầu trang — những chỗ khó chuyển đổi nhất.